Anja van Aken

Implementatiemanager EPD bij MCA Gemini groep

Wat me het meest is bijgebleven uit de inhoud van de opleiding is het vak systeemontwikkeling. Ik kwam echt uit de verpleegkundige hoek dus dat was helemaal nieuw voor mij. De bedrijfskundige processen en de theorieën over verandermanagement waren heel herkenbaar. Ik was als verpleegkundige altijd heel actief betrokken bij innovatiewerkgroepen, dus dit sloot heel goed aan bij mijn praktijkervaring. De lessen over implementatie en verandermanagement zorgden voor extra verdieping en inzicht.

In januari 2012 ben ik van de klinische afdeling overgestapt naar de functie van implementatiemanager bij het project EPD. Ik vind mijn werk echt waanzinnig leuk en veelzijdig! Doordat ik beide talen spreek, kan ik met mijn kennis van de zorg en mijn kennis van ICT heel goed de brugfunctie vervullen tussen zorg en ICT. Ook mijn manager ICT erkent dat meer mensen vanuit de zorg de opleiding zouden moeten volgen. Ik heb veel kennis van zorgprocessen opgedaan als verpleegkundige. De ICT moet daarbij aansluiten. De uitdaging bestaat voor mij uit het zo optimaal mogelijk laten aansluiten van het EPD-pakket bij de zorgprocessen, zodat de ICT de zorgverlener ondersteunt.

Mijn werkzaamheden bestaan onder andere uit het communiceren met eindgebruikers van het EPD over hun processen, en welke veranderingen hierin optreden wanneer er met een digitaal dossier gewerkt gaat worden. Ik organiseer schermsessies met artsen, waarbij we bespreken wat ze bijvoorbeeld missen, of wat er verbeterd kan worden aan het EPD voor hun vakgroep. Daarna maak ik een functioneel ontwerp dat besproken wordt met de leverancier van het EPD, die het gaat aanpassen of bouwen. Er volgt dan altijd een terugkoppeling naar de eindgebruiker om te verifiëren of het inderdaad gebouwd is zoals bedoeld was.

Het is belangrijk dat we binnen de projectgroep EPD goed afstemmen, dat we dezelfde boodschap communiceren. We moeten soms omgaan met weerstanden van mensen, omdat er al zo veel verandert binnen de zorg en op ICT-gebied. Angst voor digitaal werken speelt hierbij een rol. Goede en duidelijke communicatie is dus van wezenlijk belang.

De ontwikkeling van een EPD is een groeiproces dat in stappen gezet wordt en waarbij steeds verbetering mogelijk is. Input en feedback vanuit de eindgebruiker speelt hierbij een cruciale rol. Het is de kunst van de implementatiemanager de juiste sleutelpersonen van de verschillende vakgroepen te vinden die tijd vrij willen maken om input te leveren die leidt tot verbetering van het product. Dit leidt ook direct tot grotere acceptatie van de veranderende werkprocessen bij zorgverleners. Een directe samenwerking met de leverancier is hierbij van groot belang. Het gaat vooral om goed luisteren naar eisen en wensen, denken in mogelijkheden (en soms ook in heel praktische oplossingen) en vertrouwen winnen.